Les EDMS sont très utiles au bon fonctionnement d’une entreprise. Ils font partie des outils technologiques essentiels à l’optimisation de sa gestion interne. Les avantages tirés de ces logiciels sont réels et intéressants. Donc, il est capital de les connaître avant d’utiliser des EDMS. Décryptage !
Un accès facilité aux documents importants de son entreprise
Pour rappel, EDMS (ou Electronic Document Management System) est un acronyme anglophone. Il peut être traduit en français comme un système de gestion de document entreprise. Il s’agit, plus concrètement, d’un logiciel performant assurant la gestion digitalisée des documents. Parmi les principaux avantages des EDMS, il y a notamment la facilité d’accès aux archives et dossiers. Pas besoin de fouiller dans une pile de documents pour trouver ce que l’on cherche. Il suffit de saisir sur la barre de recherche de l’outil le nom du fichier ou des informations y afférentes. Les documents apparaissent ainsi comme par magie sur l’écran. Bien entendu, ils sont uniquement accessibles aux utilisateurs autorisés (désignés par les administrateurs).
L’entreprise document management system EDMS reste avantageux. Facile à utiliser, ce Software optimise la gestion des documents (administratifs, sociaux, etc. ). Donc, moins de contraintes et plus de praticité. Les EDMS contribuent à l’amélioration de la collaboration entre les salariés. Personne ne risque plus de se plaindre que des documents sont égarés quelque part dans le bureau de Madame ou Monsieur X. En utilisant des EDMS, tout le monde peut accéder aux dernières copies de travail. Plus besoin d’imprimer les révisions ou encore les versions récentes des documents. Les logiciels EDMS offrent un accès illimité à toutes les données relatives aux activités d’une entreprise. Ils intègrent d’ailleurs des fonctionnalités plus intéressantes.
Des données sécurisées et un espace de travail libéré
Les documents en version numérique sont plus faciles à utiliser et à gérer. Cela reste indéniable. Les EDMS permettent d’assurer une conformité en interne. Finis les pertes ou encore les vols de documents au sein de son entreprise. Les données sauvegardées par des EDMS sont sécurisées. Il suffit de créer des restrictions d’accès en utilisant des mots de passe secrets ou cryptés. Ainsi, seuls les administrateurs autorisés peuvent accéder aux fichiers et modifier leurs contenus (si nécessaire). Les dossiers étant dématérialisés, ils ne sont pas exposés aux aléas extérieurs : humidité, chaleur élevée, poussière, etc. Par conséquent, les documents conservent leurs états d’origine, même après plusieurs années. Il devient ainsi possible de pérenniser son activité.
L’utilisation d’un EDMS permet la récupération des données facilement. Il suffit d’accéder aux fichiers et de les déplacer vers un emplacement préenregistré. Des actions simples et peu contraignantes. Autre avantage des EDMS : le gain d’espace sur son espace de travail. D’un point de vue visuel, il est plus agréable de travailler sur un bureau bien dégagé comme Dokmee. Il faudra donc enlever les tas de papiers qui s’y trouvent. Il suffit de les dématérialiser en vue d’optimiser leur gestion via des EDMS. D’autre part, les logiciels évolués intègrent des fonctionnalités plus poussées. Il y a notamment la possibilité d’accéder aux documents sauvegardés via son Smartphone ou sa tablette. Et cela facilite grandement le travail des opérateurs de toute la structure des données.
