L’avancée de la technologie numérique change absolument les habitudes de la vie, notamment pour les professionnels. Ces derniers vivent désormais dans l’ère de la transformation digitale avec l’utilisation de la signature électronique. Voici les réels avantages qui leur poussent à exploiter ce moyen au sein de leur firme.
Une sécurité pour les échanges électroniques
Contrairement à ce que l’on pense, la signature électronique n’est pas une signature manuscrite numérisée. Il s’agit d’un procédé de gestion documentaire. La signature permet d’authentifier l’intégrité d’un document électronique en quelques minutes voire quelques secondes. Elle assure qu’aucune modification n’a été effectuée au moment où l’auteur l’a signé. Il s’agit donc d’une garantie que le bon interlocuteur a réellement signé le document. Pour cela, l’entreprise doit utiliser un identifiant numérique basé sur un certificat de signature électronique. Ce dernier est généralement délivré par une autorité de certification ou un prestataire de services de confiance accrédité.
On a souvent tendance à penser que la signature manuscrite est beaucoup plus sécuritaire que la signature électronique. Pourtant, c’est tout à fait le contraire. La numérisation permet, en effet, de sécuriser les échanges électroniques. Son procédé cryptographique asymétrique permet de valider uniquement l’identité de l’entreprise pour la signature des documents. À savoir qu’à chaque document signé, celle-ci doit utiliser un code PIN unique pour valider ses identifiants. Cette haute technologie met également en disposition une empreinte numérique. Cette dernière permet de détecter en permanence n’importe quelle modification apportée et de protéger tous les échanges électroniques à tout moment.
Un gain de temps et d’argent
La signature électronique ne permet pas uniquement de garantir l’identité du signataire. Elle est également un réel atout pour le bon fonctionnement de la société en y favorisant plus de mobilité et de rapidité de gestion. En effet, la fluidité des échanges est l’un des facteurs qui freinent l’évolution des activités professionnelles. Il n’est pas un secret pour quiconque que de faire signer un document par tous les salariés est une chose fastidieuse. Le secrétaire doit courir dans tous les étages. Ce qui peut prendre des heures alors que celui-ci doit encore effectuer d’innombrables tâches. Avoir recours à la signature numérique est donc une bonne solution. Grâce à cette méthode, plus besoin d’engager des ressources et plus personne ne sera obligé d’attendre son tour pour la signature. Il suffit d’envoyer le dossier à signer par e-mail. Par ailleurs, le logiciel peut transmettre une notification au cas où le destinataire aurait oublié de signer.
Outre le fait de gagner du temps, la signature électronique permet également de réduire certains coûts. Il permet, notamment, de diminuer les coûts liés à l’archivage, à l’impression et l’acheminement des documents. À savoir que la signature classique induit obligatoirement à l’achat de papiers et de stylo. Sans compter l’impression qui augmente rapidement la facture d’électricité. Grâce à l’utilisation de la signature électronique, tous ces frais sont complètement inexistants. L’entreprise pourra réaliser une économie importante sur ses dépenses budgétaires annuelles. Elle pourra dédier le gain à des tâches plus importantes. Sans oublier qu’elle offre une traçabilité des documents en limitant l’erreur risquant d’engendrer certains coûts.
