Saisir des données : simple à faire si vous avez un outil informatique adapté et un personnel formé et qualifié pour le travail. La saisie de données demande pourtant beaucoup de patience, un réel souci de détails, la maîtrise de logiciels spécifiques pour les données numériques et les formules par exemple, et surtout une rapidité de transcription.
Saisie de données : archivages et numérisations des documents d’entreprise
L’opérateur de saisie des données alphanumériques, numériques et comptables en vue de leurs archivages. Cette tâche est aujourd’hui souvent confiée à un personnel externe qui réalise la tâche en télétravail. Les entreprises ont recours à un service de saisie de données pour la numérisation et l’archivage de leurs documents professionnels. Il s’agit souvent de documents de nature comptable, fiscale, juridique et administrative, des rapports. Traditionnellement, ces dossiers sont conservés en tant que documents en papier. Mais pour éviter ce travail fastidieux et chronophage, les entreprises font appel à un staff externe qui a une expertise dans la saisie rapide de données sensibles et importantes. La saisie et le stockage des données en format numérique est nettement plus sécurisant pour les entreprises. Sauvegardées dans le cloud, ces données sont efficacement conservées et peuvent être consultées à tout instant.
Pour qu’ils puissent être réutilisables, ils doivent être saisis avec sérieux. En effet, une information erronée, un nom ou un chiffre mal transcrits, une date faussée, peuvent impacter sur tout ou partie du document. Ainsi pour l’enregistrement de données, l’opérateur de saisie doit être vigilant, consciencieux tout en étant rapide, pour le réaliser efficacement.
Quels documents peut-on confier à un opérateur de saisie de données ?
Il y a une foule de données qu’un opérateur de saisie peut numériser. Le document le plus courant est bien sûr les textes, qu’on appelle les documents à caractère alphabétique. Les données essentiellement chiffrées sont appelées données numériques, dans le jargon du métier. On peut aussi confier à un staff externe la saisie de formules, combinaisons de textes et de chiffres. Mais l’opérateur de saisie peut aussi transcrire des données monétaires : montants, devises, factures, …etc. dans le secteur de la comptabilité. Certaines données sont importantes pour la datation. Les formats sont prédéfinis, et le contenu concerne généralement de dates d’évènements, des dates de célébrations, des dates de naissance etc.
Un opérateur de saisie peut-il assurer d’autres tâches ?
Bien évidemment, les tâches peuvent varier en fonction des résultats attendus. Ainsi, un opérateur de saisie peut aussi assurer d’autres postes comme la mise à jour de bases de données, l’impression de fichiers, la compilation d’informations, le tri et l’envoi de courrier, la production de rapport, la sauvegarde de documents confidentiels.
Quelles sont les compétences nécessaires pour saisir ces données ?
Un bon opérateur de saisie a nécessairement une bonne maîtrise de la langue de travail. Il doit le parler et le comprendre à l’écrit et à l’oral pour que l’information soit saisie correctement. Ensuite, l’opérateur doit avoir une vitesse de frappe d’au moins une cinquantaine de mots par minute. Il doit savoir manipuler des équipements de bureau utiles à sa tâche et être capable de travailler devant son écran d’ordinateur pendant plusieurs heures. Les exigences des clients, outre la fidélité du contenu saisi, est le respect des délais et des consignes. La rigueur, l’organisation et la priorisation du travail sont donc des capacités fortement appréciées chez un bon opérateur.
Cependant, dans certains domaines ou certaines entreprises, le niveau d’exigence peut être plus important. Par exemple, un opérateur de saisie dans le secteur bancaire ou dans les finances peut être exigé d’avoir des compétences en mathématiques, des expériences dans le traitement de documents financiers etc.
Enfin, il est attendu d’un bon opérateur de saisie de données d’avoir une maîtrise des divers logiciels de saisie, tant des logiciels classiques comme Microsoft Word et Microsoft Excel, ou bien des logiciels plus spécifiques pour traiter des documents comptables, par exemple.
