Organiser un séminaire n’est pas toujours facile, vu les nombres de tâches pendant les préparatifs. Choisir une date, louer une salle, préparer les activités et le planning, l’organisation devient rapidement stressante si l’on ne prend pas les dispositions nécessaires. Quelques conseils sont à découvrir dans cet article.
Que faire pendant les préparatifs du séminaire ?
Dans un premier temps, il convient de déterminer les objectifs du séminaire. Un team building visant à renforcer les performances des salariés diffère, en effet, d’un lancement d’un nouveau produit ou d’une organisation cérémoniale. En connaissant le fond de l’occasion, il est plus facile d’entreprendre chaque démarche pour les préparatifs. On peut notamment définir le cadre, la date et l’endroit pour un événement réussi. Ces paramètres peuvent enthousiasmer les participants cibles ou au contraire les démotiver. Organiser un séminaire pendant un jour férié par exemple désintéresserait probablement les collaborateurs. Il est préférable d’accaparer un jour ouvré pour s’assurer que chacun ne soit pas retenu par ses occupations personnelles. Ensuite, il convient de lister les personnes invitées au séminaire. Cette étape permet d’établir le budget à consacrer à l’occasion.
Par la suite, il est recommandé d’établir préalablement le planning et préparer les activités extra pendant l’événement. Il faut privilégier une ambiance dans laquelle tous les collaborateurs se sentent à l’aise. On peut notamment organiser des défis ludiques. Il est conseillé de prévoir la ration journalière des participants pendant la saison. L’idéal est de réserver à l’avance un restaurant. Paris propose de nombreuses enseignes renommées en gastronomie. Il ne reste qu’à en choisir selon le goût des collaborateurs. On peut également opter pour un espace modulable répondant à tous les besoins de l’entreprise. L’organisateur doit établir une check-list des tâches à faire pendant les préparatifs, afin d’éviter d’en laisser dans l’oubli. Enfin, une étape très importante est de communiquer l’événement aux participants. Dans l’idéal, il faut les aviser plusieurs semaines à l’avance et mentionner dans l’invitation les informations nécessaires, comme le port d’une tenue particulière.
Choisir un lieu de réception pour le séminaire
Le séminaire peut se tenir dans divers endroits. L’hôtel est la solution la plus classique. Cette option présente l’avantage de décharger le comité d’organisation de trouver des lieux d’hébergement et des restaurants si le séminaire dure plusieurs jours. L’autre solution consiste à réserver un lieu spécialisé en réunion et en journée d’étude. De nombreuses salles sont notamment disponibles, afin de permettre au chef d’entreprise d’organiser un séminaire professionnel à Paris. Hormis une salle de location, il est aussi possible de choisir de faire un séminaire dans un endroit atypique. Certains musées dans la capitale acceptent par exemple de recevoir ce genre d’événement.
Entre le panel de lieu de réception à Paris, il est possible de se perdre pendant l’organisation. Afin d’éviter des stress, on peut confier la tâche à des professionnels. En laissant des prestataires extérieurs prendre en charge du choix de l’endroit, il est en même temps possible de se concentrer sur d’autres activités et d’augmenter la productivité de l’entreprise. Ces professionnels peuvent, en effet, proposer des solutions conformes au projet et au budget de la société. Plus d’informations sont disponibles sur www.salonsdelaveyron.fr.
