Les nouvelles technologies influent sur les pratiques de gestion en entreprise. Il y a quelques années, les dirigeants dépensaient des sommes conséquentes pour s’équiper d’un système informatique performant. Aujourd’hui, la tendance est à la dématérialisation. Effectivement, les pièces dématérialisées ouvrent plusieurs possibilités aux sociétés commerciales. L’échange de documents numérisés permet d’accélérer de nombreux processus et donc d’être plus compétitif sur un marché en pleine mutation.
La dématérialisation : de nombreux avantages à la clé
D’un certain point de vue, les entreprises françaises doivent absolument se munir d’une solution de dématérialisation. Effectivement, les lois en vigueur reconnaissent la valeur juridique d’une facture dématérialisée. Il faudra donc mettre en place une infrastructure adaptée pour émettre et recevoir ce type de document.
Malgré tout, amorcer ce changement contribuera à dynamiser les activités d’une enseigne. À l’heure où la concurrence s’intensifie, utiliser des pièces dématérialisées permettra à n’importe quel établissement de conserver ses parts de marché. Cette démarche va améliorer la productivité du personnel. De nombreuses tâches comme la facturation sont chronophages en raison de l’utilisation du support papier. En adoptant le « zéro papier », on économise énormément de temps au quotidien tout en reflétant une image moderne.
Les documents numérisés étant bien plus simples à échanger, la dématérialisation favorise la mobilité des salariés. Les commerciaux seront en mesure de transmettre les contrats qu’ils viennent de négocier. En outre, les collaborateurs en déplacement peuvent aussi envoyer des notes de frais dématérialisées pour une meilleure gestion des dépenses.
Enfin, cette innovation profite également au département des ressources humaines pour la préparation de la paie. Les responsables n’auront aucune difficulté à éditer et à assurer la confidentialité d’une fiche de paie dématérialisée.
Comment effectuer les changements nécessaires pour adopter le « zéro papier » ?
Contrairement à ce que l’on imagine, ce changement ne nécessite pas forcément des investissements conséquents. Les dirigeants peuvent désormais solliciter des prestataires spécialisés. Ces derniers proposent de nombreuses solutions de dématérialisation répondant à tous les besoins. Quoi qu’il en soit, la transformation s’opère de manière progressive dans la majorité des cas. Les commerciaux seront certainement le premier à bénéficier de cette innovation. Ainsi, on pourra supprimer les tâches sans valeur ajoutée et se concentrer sur la prospection. Par la suite, on portera son attention au service RH. La dématérialisation facilite aussi la gestion du personnel. Les responsables assureront un meilleur suivi à travers le système d’information de l’établissement. De plus, ils parviendront à préserver la confidentialité des bulletins de salaire.
Ceci dit, il y a lieu de signaler que la dématérialisation obéit à des normes qui lui sont propres. Chaque document doit être pourvu d’une signature électronique. En outre, l’horodatage doit respecter certaines règles. Pour toutes ces raisons, une entreprise ne peut se passer de l’expertise d’un prestataire. Ces structures possèdent toutes les certifications requises et disposent d’un personnel qualifié. Leur intervention garantit également la sécurité des données confidentielles. Les sociétés qui œuvrent dans ce secteur doivent obligatoirement se conformer au RGPD. De quoi rassurer leur clientèle et écarter les risques de fuites de données.
