Suivre le flux de la numérisation reste indispensable pour une comptabilité efficace dans la société numérique actuelle. Cette solution procure tant de bénéfices aussi bien pour une entreprise que pour ses clients. Dans le domaine de la comptabilité, ce sont les feuilles de papier qui sont échangées au quotidien entre les entreprises, leurs fournisseurs et leurs clients. Les documents administratifs, les e-mails, les factures… autant de documents qui doivent être manipulés, imprimés, échangés et archivés. Pour un traitement fluide de ces documents, la plupart des sociétés ont choisi la numérisation de leur comptabilité.
La numérisation de la comptabilité : les principes de base
Le papier est un véritable blocage dans la manipulation des documents au quotidien. Les pertes, l’usure et l’enregistrement manuel sont des difficultés rencontrées.
Pour contourner ces faits, un grand nombre d’entreprises ont adopté une approche numérique dans la gestion de leur comptabilité. Elle permet de bénéficier d’un dossier de stockage numérique. La plupart des documents seront préservés en toute sécurité sur un serveur ou bien dans le Cloud. Ils seront accessibles par les collaborateurs autorisés en quelques clics à tout moment et même en tout lieu. Cependant, l’entreprise se doit également d’inciter ses clients à emprunter la voie de la numérisation. C’est la meilleure solution pour que tous les documents soient réunis dans le stockage numérisé.
Autrement, d’autres solutions innovantes sont également à portée de main. Il s’agit de confier la gestion de la comptabilité de sa structure à des experts. L’innovation est par exemple au rendez-vous avec Expensya qui se charge de nombreux processus de la comptabilité d’entreprise. Cette entité spécialisée a la capacité d’offrir des prestations digitalisées dans la mise en œuvre des différentes tâches associées.
La dématérialisation des documents comptables
La dématérialisation des documents comptables consiste à opter pour la numérisation de tous les documents associés à la comptabilité.
Comme son nom l’indique, cette opération a pour but de remplacer le support matériel par un support numérique. Les documents comptables en papier seront donc convertis en format numérique via un système d’information. Il s’agit d’un processus global pour une entreprise. Il ne suffit pas tout simplement de scanner les documents, mais de dématérialiser tout leur processus de vie.
De nombreuses solutions sont en effet à portée de mains pour y arriver. On retrouve les logiciels qui aident pour l’édition, le classement et l’archivage de ces supports en papier. Il existe par exemple les logiciels en mode Saas ou encore ceux qui se trouvent sur un serveur local dédié. Ce qui veut dire que les documents seront accessibles en permanence par les collaborateurs autorisés à y accéder. Il s’agit également d’une solution sécurisée pour les données sensibles.
La plupart des logiciels de dématérialisation sont dotés de nombreuses fonctionnalités comme l’indexation des documents, la sauvegarde, le stockage de plusieurs versions d’un document, la modification, la suppression définitive…
Comme la récupération automatique des données est primordiale, il est possible de se tourner vers les technologies LAD et OCR. La première Lecture automatique des documents réalise la lecture et la récupération automatique des données durant la numérisation. La reconnaissance optique de caractère ou vidéocodage, de son côté, crée un fichier texte au moment du scan d’un document.
Jouir de la facture électronique
Certes, la facture électronique fait partie intégrante de la dématérialisation, mais il s’agit d’un élément particulier à tenir en compte pour la numérisation comptable. D’ailleurs, elle est encadrée par l’État. Il est obligatoire pour toutes les entreprises opérant dans les marchés publics et dans le secteur privé d’utiliser des factures électroniques.
Cette pratique a notamment pour but de simplifier les déclarations de TVA à partir d’un système de pré-remplissage en ligne. Elle réduit également les délais de paiement sans oublier la réduction des coûts de facturation.
Dans tous les cas, les factures électroniques doivent respecter certaines normes pour avoir une valeur légale. Elles doivent intégrer certaines mentions légales obligatoires. Elles doivent également être bien lisibles et authentiques. L’authenticité des factures électroniques peut être garantie par la signature électronique délivrée par un tiers certificateur. En plus de cet outil d’authentification, il est aussi possible d’opter pour l’EDI ou Echange de Données Informatisées ou encore la Piste d’Audit Fiable.
Quels enjeux de la numérisation des documents comptables ?
La numérisation des documents comptables facilite grandement la vie au service comptabilité. Pour rappel, ce dernier est amené au quotidien à s’occuper de nombreuses missions minutieuses, précises et surtout chronophages. Souvent, il se charge d’établir des déclarations TVA, d’enregistrer des informations comptables dans un logiciel de gestion spécifique, classer et retrouver des factures…
L’option numérisation reste donc un bon moyen pour cette entité d’entreprendre leur service d’une manière plus innovante et simplifiée. Cette pratique lui permet de stocker et de retrouver toutes les informations utiles directement sur un logiciel. Il n’y a plus besoin de manipuler les documents en papier comme la saisie ou encore la classification des papiers. Chaque collaborateur au service comptabilité gagne un temps considérable pour effectuer d’autres missions à plus forte valeur ajoutée.
En plus de ces points, la numérisation est aussi la meilleure solution qui soit pour éviter les erreurs de saisie. Ces dernières peuvent engendrer des soucis pour l’entreprise en général. Les risques sont moindres grâce à cette méthode innovante.
En même temps, la numérisation permet aussi de faire des économies non négligeables. L’usage du papier et d’autres consommables sont quasiment réduits. Elle impacte positivement sur le fonctionnement de l’entreprise.
